Maximizar el ROI o Retorno de la Inversión en documentación clínica

La documentación clínica es uno de los cuellos de botella operativos más persistentes en la atención sanitaria. Entre el tiempo dedicado por los clínicos a los sistemas de registro electrónico (EHR) y las horas fuera de jornada destinadas a cerrar notas, la documentación impacta directamente en la eficiencia, la experiencia del profesional y la economía de la práctica. En Relisten trabajamos con equipos clínicos para integrar soluciones de documentación asistida por IA y maximizar el retorno sobre la inversión (ROI) sin sacrificar calidad clínica ni cumplimiento normativo.

En este artículo explicamos el porqué y el cómo, apoyándonos en datos y modelos financieros prácticos para tomar decisiones informadas.

Estudios amplios muestran que el uso del EHR consume una porción significativa del tiempo de consulta: en un análisis sobre aproximadamente 100 millones de encuentros ambulatorios con ~155 000 médicos en EE. UU., se reportó que los médicos pasan en promedio 16 minutos y 14 segundos por paciente utilizando el EHR, con funciones de revisión de historia clínica (chart review) y documentación ocupando una parte sustancial de ese tiempo. (Sinsky et al., Annals of Internal Medicine, 2020)

Además, una revisión sistemática reciente indica que, dependiendo de la especialidad y del tipo de EHR, los clínicos pueden dedicar entre un tercio y casi la mitad de su jornada laboral a interactuar con el sistema, incluyendo documentación y órdenes médicas. (Gleason et al., J Am Med Inform Assoc, 2022)

Esto se traduce en tiempo clínico reducido y horas extra fuera de la jornada. La conclusión es clara: cualquier tecnología que reduzca el tiempo de documentación puede liberar horas clínicas reasignables, o reducir la sobrecarga laboral, con impacto directo sobre ingresos y sobre satisfacción del personal.

El retorno de inversión (ROI) en el contexto de la documentación clínica mide el valor económico generado por la implementación de soluciones que reducen la carga administrativa y mejoran la eficiencia operativa. En otras palabras, busca cuantificar cuánto beneficio económico o clínico se obtiene por cada euro invertido en herramientas como AI scribes. Su cálculo se basa en la relación entre los beneficios netos que genera la solución y los costes asociados a su implementación y operación, expresado mediante la fórmula:

ROI (%) = (Beneficio neto anual / Coste anual de la solución) × 100

Para estimarlo, se consideran principalmente cuatro variables: primero, el tiempo liberado por médico, es decir, las horas que dejan de dedicarse a documentar y que pueden reasignarse a atención directa, consultas adicionales o reducción de horas extra. Segundo, el uso de ese tiempo liberado, que puede traducirse en ingresos adicionales por más pacientes atendidos, en menor gasto laboral por reducción de horas externas, o en mejoras indirectas como disminución del burnout y rotación del personal. Tercero, los costes de la solución, incluyendo licencias, integración con EHR, soporte y mantenimiento. Y finalmente, la calidad y seguridad de la documentación, que asegura que los beneficios no se traduzcan en riesgos clínicos o errores de facturación.

La relación entre eficiencia clínica y ROI es directa: cuanto mayor sea la proporción de tiempo liberado que se convierte en actividad productiva o ahorro de costes, mayor será el retorno económico.

Los ahorros de tiempo que generan tanto los escribas humanos como los AI scribes representan la base tangible sobre la que se calcula el ROI. Cada hora de documentación liberada puede convertirse en mayor capacidad para atender pacientes, reducción de costes laborales por horas extra o mejoras indirectas en retención y satisfacción del personal. Estos beneficios, al cuantificarse económicamente y compararse con los costes de implementación y operación de la solución, permiten estimar un ROI preciso y realista. En otras palabras, la eficiencia operativa lograda con los escribas se traduce directamente en retorno económico, cerrando el vínculo entre la mejora clínica y la rentabilidad de la inversión.

Los escribas humanos son profesionales especializados que documentan en tiempo real la interacción clínica entre médico y paciente, generando notas precisas directamente en el EHR. La evidencia operativa muestra que pueden liberar entre una y dos horas de carga administrativa por médico y por jornada, según especialidad, complejidad de los casos y volumen asistencial (American Medical Association, 2021). Sin embargo, su adopción presenta limitaciones estructurales: costes laborales continuos, necesidad de formación periódica, variabilidad en la calidad según la experiencia, rotación de personal y una escalabilidad difícil de sostener en organizaciones grandes o multisede.

Por contraste, los AI scribes, o escribas asistidos por inteligencia artificial, emplean técnicas avanzadas de procesamiento del lenguaje natural (NLP) y modelos de lenguaje de gran escala (LLMs) para capturar automáticamente el diálogo clínico y generar documentación estructurada integrada casi en tiempo real en el EHR. Estudios piloto y evaluaciones de campo documentan reducciones del 30% al 60 % en el tiempo dedicado a tareas de documentación, junto con mejoras en la consistencia, completitud y estandarización de las notas, aunque el retorno económico depende del nivel de integración técnica, la reconfiguración del flujo de trabajo y la adopción por parte del personal (JAMA Network, 2025).

Nuestro último estudio (Research Protocols, 2025) se alinea con estos resultados: observamos una reducción aproximada del 30-40% en el tiempo de documentación por consulta, junto con mejoras anticipadas en eficiencia operativa y satisfacción del equipo clínico, especialmente en especialidades con alta carga administrativa.

Para ilustrar cómo la adopción de AI scribes impacta en el retorno de inversión, podemos proyectar dos escenarios prácticos utilizando el plan anual de Relisten, cuyo coste es de 58 €/mes (696 €/año). Estos ejemplos muestran de manera tangible cómo la eficiencia clínica se traduce en beneficios económicos.

En un escenario conservador, asumimos que un experto en salud mental logra liberar una hora diaria de documentación gracias a la IA, equivalente a poder dedicar esa hora a una consulta adicional con un paciente. Si el ingreso promedio por sesión es de 75 €, este tiempo liberado generaría 75 € diarios adicionales. En un mes de 20 días de consultas, el beneficio ascendería a 1.500 €, y proyectado a un año, a 18.000 €. Tras deducir el coste anual de la suscripción de Relisten (696 €), el beneficio neto anual sería de 17.304 €, lo que representa un ROI aproximado del 2.486 %. Es decir, por cada euro invertido en la herramienta, se obtiene un retorno cercano a 24,9 € al año.

En un escenario optimista, consideramos que la IA permite liberar dos horas de documentación diaria, y que cada hora liberada se traduce en 1,5 consultas adicionales, alcanzando un total de 3 sesiones extra por jornada. Con el mismo ingreso promedio de 75 € por sesión, el beneficio diario sería de 225 €, equivalentes a 4.500 € al mes y 54.000 € al año. Deduciendo los 696 € anuales de la suscripción de Relisten, el beneficio neto anual asciende a 53.304 €, lo que arroja un ROI cercano al 7.662 %. Esto significa que cada euro invertido genera un retorno aproximado de 76,6 € al año, subrayando el impacto económico de una implementación bien integrada y adoptada por el equipo de expertos en salud mental.

La documentación clínica sigue siendo un factor limitante en la eficiencia operativa y en la experiencia del profesional sanitario. Los escribas humanos aportan valor probado, liberando tiempo clínico y mejorando la calidad de las notas, pero su escalabilidad está limitada por costes laborales y formación continua.

Los AI scribes emergen como una solución capaz de combinar eficiencia, estandarización y escalabilidad. La evidencia demuestra que su implementación reduce entre un 30 % y un 60 % el tiempo de documentación, mejora la consistencia de las notas y, cuando se integra correctamente, genera un ROI significativo que puede superar ampliamente el coste de la inversión.

En Relisten entendemos que la adopción de AI scribes debe ser medida, planificada e integrada en el flujo clínico. Solo mediante pilotos estructurados, métricas claras y gobernanza documental robusta es posible traducir el ahorro de tiempo en beneficios económicos tangibles y mejoras en la atención al paciente. Con un enfoque estratégico, la IA deja de ser una herramienta tecnológica más para convertirse en un aliado crítico de la eficiencia clínica, permitiendo que los profesionales se concentren en lo realmente importante: ofrecer atención sanitaria de calidad y mejorar la experiencia del paciente.